Uitbesteding diensten: een strategische richting voor ICT bij Damen Naval

Als alles meezit, is het eind volgend jaar helemaal uitgevoerd: het ambitieuze Masterplan dat ICT Manager Egbert Stuit en zijn team hebben geschreven voor de afdeling ICT van Damen Naval. Het belangrijkste speerpunt in het plan is het uitbesteden van een flink deel van de ICT-werkzaamheden. Die outsourcing moet eind 2022 voor een groot deel voltooid zijn. Terugkijkend op 2021, stelt Egbert vast dat er “superveel is gebeurd”: “Er werd veel van onze mensen gevergd, maar het team heeft het hartstikke goed gedaan.” Hij kijkt met optimisme naar de toekomst.

“ICT is natuurlijk een heel belangrijke schakel in het F126 project, de bouw van de vier fregatten voor de Duitse Marine”, vertelt Egbert. “En onze afdeling heeft het voorbije jaar flink moeten bijschakelen om het tempo bij te houden van de veranderingen die deze opdracht voor ons bedrijf met zich meebracht. Het Duitse project zorgde in de eerste plaats voor een flinke groei van het bedrijf. Maar er zijn ook ontzettend veel externe partijen bij betrokken, die allemaal moeten communiceren en samenwerken met het Project Team.”

“Dit team werkt echter in een restricted, afgeschermde, omgeving en dat vormt in combinatie met de complexiteit van dit project een extra uitdaging. Inmiddels hebben we een Masterplan geschreven, waarin ons ICT-beleid voor het komende jaar wordt uitgestippeld. Een belangrijk voornemen is, dat we ICT diensten in 2022 gaan uitbesteden aan externe partijen. De contractonderhandelingen kunnen hopelijk deze maand worden afgerond. IBM zal daarnaast betrokken zijn bij de uitvoering van ons Masterplan. Met het oog op de noodzakelijke geheimhouding rond het F126 project moest Damen Naval voor dit outsourcing traject bedrijven kiezen die zijn goedgekeurd door de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, de MIVD.”

Bij de keuze voor IBM speelde volgens Egbert ook mee dat dit bedrijf een nieuwe computer omgeving aan het bouwen is voor de Defensie Materieel Organisatie (DMO). Daar zou Damen Naval als vaste partner van DMO binnen de Gouden Driehoek eventueel nog zijn voordeel mee kunnen doen. “Het truukje dat IBM voor DMO doet, zouden ze bij ons wellicht kunnen herhalen.” Maar het doel van de outsourcingsoperatie reikt volgens Egbert nog verder. “We willen naar een situatie waarin het straks heel gewoon is om als bedrijf diensten – in dit geval ICT – af te nemen van derden.”

“Net als stroom die je uit het stopcontact haalt, zou ICT straks een commodity service moeten worden, een extra service die je als bedrijf standaard afneemt bij een externe partij. Dat kan Damen Naval stabiliteit in de projectvoortgang, voorspelbaarheid qua kosten en betrouwbaarheid bij het tackelen van problemen opleveren. En uiteindelijk scheelt het je als bedrijf ook een hoop kopzorgen. Je moet het dan intern wel zó organiseren dat die outsourcing goed te managen is. Als dat allemaal lukt, kun je je als bedrijf concentreren op andere verbeterpunten binnen de organisatie.”

De diepere gedachte achter het Masterplan is volgens Egbert dat ICT moet uitgroeien naar een afdeling die als business enabler actief alle bedrijfsprocessen – van engineering tot werkvoorbereiding en van finance tot HR – optimaliseert, terwijl ICT nu nog vooral een faciliterende afdeling is. “Als dat proces slaagt, leidt dat vanzelf tot aanschaf en toepassing van nieuwe technologieën waarmee je de uitvoering van je projecten substantieel verbetert en uiteindelijk dus ook betere schepen bouwt en concurrerender wordt in de markt.”

“Het zou ideaal zijn als alle bedrijven binnen Damen Shipyards Group dezelfde software gebruikten. Het engineeringpakket dat Damen Naval levert aan de werven in Vlissingen-Oost of Galati waar ze de schepen daadwerkelijk bouwen, wordt samengesteld met andere software dan de software die ze op die werven gebruiken. We moeten naar een uniform digitaal platform om schepen te ontwerpen, dat is de stip aan de horizon. Met zo’n eenduidig pakket kunnen werven binnen de Damen Groep, maar ook alle betrokken contractors en subcontractors straks overal ter wereld efficiënter werken.”

“Digitalisering en automatisering vormen de basis van alles. Je kunt er je bedrijfsprocessen mee verbeteren, zodat je op den duur sneller en veiliger schepen kunt bouwen. Damen Naval vervult binnen de Groep een voortrekkersrol om deze ideeën straks Damen-breed in praktijk te brengen.” Egbert kijkt terug op een hectisch, maar vruchtbaar eerste jaar als ICT Manager bij Damen Naval. “Maar sinds ik hier in april begon hebben we gelukkig al heel wat pijnpunten opgelost. In de tussentijd is een flink aantal mensen opnieuw door COVID op afstand moeten gaan werken, het zijn er nu meer dan tijdens de eerste coronagolf vorig jaar. Maar de omschakeling van werken op kantoor naar thuiswerken is prima verlopen.”

“Daarnaast zijn in het voorbije jaar verschillende applicaties beschikbaar gekomen voor het Project Team, zoals het nieuwe 3DX platform van Dassault, dat inmiddels verder is verfijnd en uitgebreid. Dat traject loopt heel behoorlijk. En alle seinen staan op groen om begin 2022 over te stappen naar een nieuw ERP systeem. ERP – Enterprise Resource Planning – is een computerprogramma ter ondersteuning van alle processen binnen een bedrijf. We maken nu nog gebruik van een systeem van BAAN, maar na januari migreren we naar een modernere toepassing, afkomstig van SAP, een bekende leverancier van bedrijfssoftware.”

“Als de outsourcing eind 2022 is voltooid, gaan we in het kader van een verdere professionaliseringsslag verder als compactere organisatie. We werken nu met een kleine honderd ICT’ers. Het gebruik van veel externe contractors in onze huidige organisatie maakt het afslanken een stuk eenvoudiger Ons team heeft het in 2021 hartstikke goed gedaan. Er werd veel van de mensen gevergd. Maar ons leadership team heeft er veel tijd en energie in gestoken om er voor te zorgen dat hopelijk iedereen de transitie succesvol tot een goed einde kan brengen. We nemen iedereen zo goed mogelijk mee in het proces.”